吹奏楽団や市民オーケストラの運営は、想像以上に大変です。 全員が参加する「合奏練習」だけでなく、運営方針を決める「運営委員会」、定期演奏会のための「実行委員会」、さらには「パート練習」…。

「練習の出欠は入れたけど、会議の出欠を忘れていた！」 「LINEグループが多すぎて、どの用件がどこに来ているのか分からない…」

そんな悩みを抱える団体の事務局長さんにこそ知ってほしいのが、KiteMite（キテミテ）を使った「階層別」のグループ運用術です。

今回は、ある社会人吹奏楽団が実践している、情報の交通整理テクニックをご紹介します。

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1. 役割ごとに「非公開グループ」を使い分ける

この団体の最大の特徴は、1つの巨大なグループを作るのではなく、組織図に合わせて複数のグループを作成・運用している点です。

【作成しているグループの例】

• 〇〇吹奏楽団【全体】（全員が参加）
• 第25回定期演奏会 実行委員会（係のメンバーのみ参加）
• 運営役員会（団長・事務局長など役員のみ参加）

もちろん、すべてのグループ設定は「非公開」です。 こうすることで、役員会の議題が一般団員の目に触れることはありませんし、実行委員以外のメンバーに無関係な通知が届くこともありません。

必要な人が、必要な場所にだけ所属する。これが情報整理の第一歩です。

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2. 「練習」と「会議」の出欠を別々に管理できる

以前はLINEの「イベント」機能を使っていましたが、練習と同じ日に会議がある場合、「練習は出るけど会議は欠席」といった細かい意思表示ができず、結局ノートのコメント欄で補足する必要がありました。

KiteMiteなら、それぞれのグループで独立したイベントを作成できます。

• 【全体グループ】 13:00～17:00 「全体合奏練習」
• 【役員会グループ】 17:30～19:00 「4月度 運営会議」

役員を兼任しているメンバーは、それぞれのイベントに対して「出席」「欠席」ボタンを押すだけ。 事務局は「合奏の参加人数」と「会議の出席者」を、それぞれの管理画面で正確に把握できるようになりました。

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3. 個人にとっては「マイページ」が自分専用の手帳になる

「グループが分かれると、確認が面倒になるのでは？」 そう思うかもしれませんが、KiteMiteには強力な「マイページ」機能があります。

ここがこの運用方法の最大のメリットです。

団員が「マイページ」を開くと、自分が所属（フォロー）している全グループのイベントが、時系列順にずらりと並んで表示されます。

【ある役員のマイページ表示例】

• 4/13(土) 第1回 実行委員会 （場所：第2会議室）
• 4/14(日) 全体合奏練習 （場所：大ホール）
• 4/20(土) パートリーダー会議 （場所：ロビー）

「あっちのグループを見て、こっちのグループを見て…」と移動する必要はありません。 マイページさえ見れば、「自分が次にどこへ行けばいいか」「出欠回答は済んでいるか」が一目瞭然です。

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4. 場所や持ち物も「詳細」でしっかり共有

吹奏楽の練習は、会場（ホールか公民館か）や、持ち物（譜面台が必要か、打楽器の搬入はあるか）の情報共有が命です。

KiteMiteのイベント詳細には、Googleマップと連動した「住所」や、長文も書ける「詳細」欄があります。 「当日は〇〇小学校の音楽室です。上履きを持参してください」といった連絡事項も、LINEのように流れることなく、確実に団員に伝えることができます。

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まとめ： 事務連絡の負担を減らして、音楽に集中しよう

• 組織ごとに「グループ」を分ける
• 予定は「マイページ」で一元管理する

この2つを実践するだけで、複雑な団体のスケジュール管理は驚くほどシンプルになります。

「連絡網を回すのが大変」「出欠集計で練習時間が削られる」 そんな悩みをお持ちの団長さん、パートリーダーさん。KiteMiteで事務作業を効率化して、より良い音楽を作るための時間を確保しませんか？